Web会議システムを選ぶ際のポイントと、無料で使えるおすすめ4選
テレワーク(リモートワーク)の普及に伴い、Web会議システムを導入する企業が急激に増えました。利用者が増えるにつれて、システムの種類や機能も増え、今や玉石混交です。そのため「どのWebシステムを選べばいいのか分からない。」「それぞれのシステムの違いが分からない。」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Web会議システムを選ぶ際のポイントと、無料で使えるおすすめのWeb会議システムをご紹介したいと思います。
Contents
Web会議とは？
Web会議とは、インターネットを通じて離れた場所にいる相手と、音声通話やビデオ通信によるミーティングや打合せを実施するシステムのことです。オフラインでの会議のように会議室など一か所に集まる必要がないので、移動にかかる時間やコストを削減できます。また、急に打ち合わせが必要になった場合でも、スケジュールが調整しやすいので、迅速に情報共有や意思決定が行えるなど、様々なメリットがあります。「働き方改革」を実現するためにも、Web会議システムは必須のツールと言えます。
Web会議とテレビ会議（ビデオ会議）の違い
対面ではなく、遠隔で会議を行うことを「Web会議」「テレビ会議」と言いますが、意識して使い分けをされているでしょうか？よく混同されがちですが、「Web会議」と「テレビ会議」では、明確な違いがあります。
Web会議はパソコンやタブレット、スマホなどのデバイスで利用可能です。そのため、一人一人が離れた場所にいても会議を行うことが出来ます。一方、テレビ会議は専用のシステムが必要になります。会議室など、テレビ会議システムが設置された場所に集まって会議を行うので、「複数人数」対「複数人数」で会議を行うのに向いています。コスト面では、Web会議は比較的安価に行えるのに対して、テレビ会議はシステムが高価なのでそれなりにコストはかかってしまいます。しかし、通信の安定性でいえば専用回線を使用するテレビ会議の方が安定しています。また、セキュリティ面でもテレビ会議の方が情報漏洩などのリスクは低いと言えます。
Web会議システムを選ぶ際のポイント
多くのWeb会議システムが市場に登場していますが、特徴も様々です。使用する人数やコストなど、どこを優先して選ぶのか、しっかりと見極めて選ぶ必要があります。しかし、「種類が多くて何を基準に選べばいいのか分からない。」という人も多いと思います。そこで、Web会議システムを選定するにあたって重要なポイントを5つ解説します。
①セキュリティ対策
Web会議システムを使用するうえで、気を付けないといけないのが情報漏洩などのセキュリティリスクです。
無料でコストがかからないWeb会議システムであっても、簡単に第三者による不正アクセスされてしまうようなものは選ぶべきではありません。情報を暗号化して外部への漏洩や改ざんを防ぐ「暗号化機能」、Web会議ごとにセキュリティコードを設定し、部外者からのアクセスを防ぐ「セキュリティコード(接続ID)機能」など、セキュリティ機能がしっかりしているものを選びましょう。
②インストールが必要か不要か
Web会議システムは、専用のアプリをダウンロード・インストールして使用するものと、WebブラウザにURLを入力すれば使用できるインストール不要のものがあります。相手に出来るだけ手間や負担をかけさせないためにも、可能な限りURLだけ送ればWeb会議が行えるインストール不要のものを選ぶようにしましょう。
③同時接続可能人数
Web会議システムによって、同時接続が可能な人数はそれぞれ異なります。社員が100人～200人いる会社であるにもかかわらず、同時接続の上限が50人までのシステムを導入しても、全社員参加でのWeb会議を行うことが出来ません。必ず何人まで接続が可能か、上限の人数を確認しておきましょう。
④画質・音質
Web会議システムは、通信が安定しているテレビ会議と比べると、画質・音声の品質ではどうしても劣ってしまいます。Web会議で一番よく聞く不満は「音声が途切れて聞き取りにくい。」「映像が乱れる。」と言った、画質や音質についてです。しかし、昔に比べると現在では高品質なWeb会議システムも多く登場し、大人数でも安定して会議を行えるものも増えてきています。事前に評価やレビューを確認しておきましょう。また、画質に関しては解像度(ピクセル)、フレームレート(fps)を確認すれば確認可能で、数値が大きいほど高画質になります。当然ですが、有料のシステムの方が画質・音質の安定性が高いものが多いです。
⑤価格(ランニングコスト)
Web会議システムを導入するにあたって、一番気になるのが価格、コストパフォーマンスの良さだと思います。
当然、無料のものより有料のものの方が高機能、高品質でサポート体制もしっかりしています。ひとつのIDに対して月々いくら、一人のユーザーに対して、ひとつのライセンスに対して、と料金体系も様々です。別途、初期費用が必要な場合もあります。機能制限されたバージョンをお試し版として無料で提供されている場合も多いので、いきなり有料版を購入せず、まず無料版でテスト運用して使い心地を確かめてみるのも良いと思います。
無料で使えるWeb会議システム、 おすすめ4選
Web会議システムは有料のものだけではなく、無料のものもたくさんあります。また、機能も様々なものがあり、使う人数や用途によって、求められるシステムは変わってきます。人気があるからといって、自分の会社のニーズにマッチするとも限りません。仕様や特徴をしっかりと確認して、用途に応じた最適なツールを選びましょう。ここでは無料で使える、おすすめのWebシステムを4つ紹介します。
【ZOOM】
恐らく知名度、実績ともに一番高いWeb会議システムではないでしょうか。ホストはアカウントが必須ですが、参加者はアカウント作成不要です。会議中に自分の画像の背景を変えられる、背景変更(バーチャル背景)機能がある点も人気の理由です。
・料金
無料 (有料版は20,100円～32,300円/年/ライセンス)
・同時接続人数
最大接続人数100人 (有料版は最大500人)
・時間制限
40分(※1対1は無制限) (有料版は3人以上も無制限)
・会議のレコーディング
ローカル保存のみ可 (有料版はクラウド保存も可)
・公式HP
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
【Skype(Meet Now)】
チャットツールとして「Skype」を使用したことがある方は多いと思います。そんな「Skype」が誰でも手軽にWeb会議が出来るように、と新たに提供を開始したのが「Meet Now」です。これまでの「Skype」では、アカウント作成が必要でしたが、「Meet Now」はアカウント作成不要、アプリのダウンロードも不要です。ブラウザでアクセスでき、僅か数クリックで驚くほど簡単にWeb会議を始めることができます。
・料金
無料
・同時接続人数
最大100人 (自分含む)
・時間制限
1回の通話は最大24時間
・会議のレコーディング
通話内容を保存し、最大30日間保存出来る。
・公式HP
https://www.skype.com/ja/free-conference-call/
【Google Meet】
「Google Meet」はGoogleが提供しているWeb会議ツールです。旧来「Hangouts Meet」というビデオ会議ツールを提供していましたが、2020年に名前を変えて、新たに一般向けに無料で提供されたのが「Google Mett」です。Googleアカウントが必要になりますが、会議内の発言を自動で字幕表示してくれる機能や、画面共有機能も搭載されています。GmailやGoogleカレンダーと連携出来るのも大きなメリットと言えるでしょう。Google Meetを頻繁に利用する大企業など、さらに高機能が盛り込まれた法人向けの有料プランもあります。
・料金
無料
・同時接続人数
最大100人 (有料版は最大250人)
・時間制限
60分 (有料版は24時間)
・会議のレコーディング
通話内容を保存し、最大30日間保存出来る。
・公式HP
https://apps.google.com/intl/ja/meet/
【Microsoft Teams】
「Microsoft Teams」はMicrosoft（マイクロソフト）社が提供する、会議、チャット、通話などが行えるコミュニケーションツールです。画面共有や背景のカスタマイズはもちろん、最大10GBのクラウドベースの共有ストレージが用意されていて、どこからでもアクセスできます。
「Microsoft Teams」だけでは無料ですが、「Outlook」や「Word」「Excel」など、他のOfficeアプリとセットになった有料版も用意されています。機能が限定されている無料版でも、Web版の「Word」「Excel」「PowerPoint」は利用可能です。
・料金
無料
・同時接続人数
最大100人 (有料版は最大3000人)
・時間制限
60分 (有料版は24時間)
・会議のレコーディング
レコーディング機能なし (有料版はレコーディング機能あり)
・公式HP
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
ONthe UMEDA（ドロップインも選べる、急なWeb会議にも対応可能なコワーキングスペース）
今回は比較的メジャーなWeb会議システムを4つ紹介しましたが、これら以外にも魅力的なシステムが日々リリースされています。使用する人数やコスト、導入にかかる手間などを考慮して、ニーズに合った製品を選びましょう。
大阪・梅田駅から徒歩5分、ホワイティうめだの一角にあるコワーキングスペース『ONthe UMEDA（オンザ ウメダ）』。
ONthe UMEDAでは、会議室など個室ブースも用意されているので安心してWeb会議が行えます。ドロップイン（一時利用）も選べるため、急に発生した会議にも対応可能です。その他にも、フリードリンク、プリンター、電源、などパソコン1台あれば、快適に仕事が出来る設備が整っています。是非一度お越しください。
店舗情報
店名：ONthe UMEDA（オンザ ウメダ）
住所：大阪市北区曽根崎2-16-19 メッセージ梅田ビル 1階
アクセス：東梅田駅 1番出口 直結／梅田駅 徒歩5分
電話：06-4397-3135
営業時間：8:30～21:00（最終入館 20:30）
定休日：年末年始および年数回のメンテナンス日
HP：https://onthe.osaka/
