Web会議でよく起こりがちな問題、その①「うるさい音」の原因と対策
新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークやWeb会議を導入する企業が一気に増えました。
時間や場所の制約を受けずに柔軟な働き方が出来るので、移動時間が節約出来たり、日ごろは顔を合わせる機会が少ない社員同士でも、容易にコミュニケーションを図ることができるようになりました。
しかし、オンラインだからこそ生じる問題もあります。一番多いのが、周囲のうるさい雑音やノイズなどの「音の問題」です。
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Web会議を邪魔する、うるさい音。その原因とは？
Web会議で一番多い悩みが「音によるストレス」です。ひとりで作業している時は問題にはなりませんが、オンラインでの会議や商談など誰かと話をする際には、生活音や周囲の騒音に気を付ける必要があります。
本人が思ってる以上に、身の周りの音は相手に届いています。また、機材が原因でノイズが発生することも多いです。
周囲の話し声や、家庭の生活音
Web会議中に「ピンポーン」とチャイムが鳴ったり、子供の声が聞こえて来たり、そういった”自宅ならではの生活音”が聞こえて来たと、いう方も多いのではないでしょうか？
また、本人はなかなか気づかないのがキーボードのタイプ音です。メモを取るために、マイクをオンにしたままの状態でタイプすると、オンラインでつながっている参加者全員に不快な思いをさせてしまいます。
ハウリング・エコーが発生する原因
音響トラブルでよく発生してしまうのが「キーン！」「ブーン！」という不快な音、「ハウリング」や「エコー」です。当然、人と会って話している時には発生しないので、これもオンラインならではのトラブルですね。
ハウリングもエコーも、スピーカーから出た音をマイクが拾ってしまうことが原因で発生します。
例えば、Zoomで複数のパソコン、またはパソコンとタブレットなど、複数の端末を同時に利用するとハウリングが発生してしまいます。
会議室が少ない
Web会議の普及により、1人や2人など、少人数でも会議室を利用する機会が増えました。そのせいで多くの企業で会議室の枯渇問題が深刻化してきています。レンタルで貸し会議室を借りるにも費用がかかってしまいます。
会議室が使えないとなると、自分のデスクでやるしかありませんが、デスクでWeb会議をすると周囲の雑音も気になるし、会議中の自分の話し声も周りに響いてしまいます。
Web会議での基本的な雑音対策
テレワークやWeb会議での代表的な雑音の原因を3点あげましたが、基本的な対策方法で容易に防げるものもあります。
在宅ワークでは、会社にいる時と比べると気が緩んでリラックスしている人も多いかもしれません。しかし、相手に迷惑をかけないためにも、オンライン時代の最低限のマナーとして意識するように心がけましょう。
発言時以外はミュートにする
前述したキーボード音のように、自分では気づかない騒音や、周囲の環境音で相手を不快にさせないためにもミュート機能を活用しましょう。
マイクをオフにしておけば、子供が泣いても来客が来ても、どれだけ強くキーボードを叩いても、相手には聞こえません。
切り替えるのが少し面倒と思う方もいるかもしれませんが、Web会議や打ち合わせの際のマナー・エチケットです。自分が話すとき以外は、ミュートにする習慣を身に付けておきましょう。
マイクとスピーカーの設置場所を確認
自宅でWeb会議に参加する際、余計なものが写りこんだり、生活音が入らないようになるべく静かな部屋にパソコンを設置すると思います。
しかし、気を付けたいのは作業場所だけではなく、マイクとスピーカーの設置場所。パソコンの近くにスピーカーなどの音響機器を置いてしまうと、ハウリングが発生する原因になるので注意が必要です。
「キーン」という不快な音や、同じ音が何重にも重なって聞こえる時はマイクとスピーカーの距離を確認しましょう。
マイクとスピーカーの性能を見直す
マイクとスピーカーの位置に気を付けていても、どうしてもノイズや雑音が入ってしまう。そういう場合は、一度Web会議システムを見直してみましょう。
例えば、相手の声が聞こえにくい時は、マイクとスピーカーが一緒になっているスピーカーフォンを使用すると音質が改善します。
また、どうしてもマイクがスピーカーの音声を拾ってしまい、エコーやハウリングが発生してしまう場合は、エコー防止機能がついたマイクに変更してみましょう。
社内でできる、Web会議の雑音対策
周囲の雑音を気にせずに、快適にWeb会議や、オンラインでの面談や商談が出来る環境を作りたい。
そう思っても、多くの会社は工事をして大幅にオフィスのレイアウトを変更するような大掛かりなことは、そう簡単には出来ませんよね。
また、別のフロアや貸し会議室を借りるのもそれなりのコストがかかります。
しかし、コストを抑えて比較的容易に出来る雑音対策もあります。まずは社内でできる雑音対策を検討してみましょう。
会議室を使う
オフィス内で、「周りの雑音を遮断できる、静かな場所」といえばやっぱり会議室です。
コロナの影響もあり、直接会って話す「訪問営業」から「訪問しない営業」へと営業のスタイルも変わってきています。密室である会議室で、オンラインで面談する営業手法が当たり前になってきています。
また、上司との「1 on 1」でのオンライン面談でも評価や昇格、個人的な相談など、自分のデスクのようなオープンな場所ではなかなか話せない内容も、やはり会議室のようなクローズドな場所で行う必要があります。
パーテーションを作る
デスクでWeb会議を実施すると隣の人の声が入ってきたり、また、自分の話し声も相手にとっては作業の邪魔になってしまいます。
パーテーションを利用することで、大掛かりな工事なしで騒音を防ぐWeb会議ブースが作れます。吸音性の高い素材のパーテーションを使用することで、ハウリングも軽減できます。
最近はサイズやカラーの種類も豊富になってきているので、お好みのレイアウトでオフィス空間を演出することが可能です。
個室ブースを作る
パーテーションよりは少しハードルは上がりますが、個室ブースを作るという手段もあります。防音性の高い自分だけのプライベート空間になるので、Web会議だけでなく、デスクワークにも集中できるでしょう。
個室になっているので、Web会議の内容が機密性の高い話でも、よほど大声で話さない限り外部に漏れる心配はないでしょう。
また、 個室ブースをいくつか設けることにより、ひとりで大きな会議室を使うといった無駄もなくなり、会議室の枯渇問題も改善されるでしょう。
社外のスペースを使う
オフィスや自宅だけでなくても、場所を選ばず行えるのがWeb会議の最大のメリットです。社内での防音対策やスペース確保が難しい場合は、社外のスペースを活用しましょう。
テレワークが普及してきたことで、Wi-Fi環境が設備された場所が急増しています。それぞれメリットやデメリットなどを交えながら、3つの場所について特徴などをご紹介します。
カフェ
カフェは、コロナ禍でテレワークが普及する前から勉強や仕事をする場として、多くの人に積極的に利用されていました。
最近ではWi-Fi環境や電源コンセントはもちろん、コピー機やWebカメラ、そして個室ブースも用意されている店舗もあり、ひと昔前よりもさらに作業しやすくなっています。
しかし、個室以外では大きな声では話せないし、周りの人の話し声などの雑音もあります。また、情報漏洩やPC盗難などセキュリティの問題もあります。
コワーキングスペース
テレワークやWeb会議の作業場所として、自宅の次に多く利用されているのがコワーキングスペースです。カフェで丸一日作業するのは難しいですが、「仕事をする場所」としてデザインされているコワーキングスペースでは何の問題もありません。
利用者は、以前はフリーランスや起業家が中心でしたが、テレワークの普及や、他の業種の人とのつながりも出来るということで、今では様々な方が利用しています。
最近はサテライトオフィスとして契約する企業も増えてきました。個室ブースや会議室があるところも多いので、Web会議もバッチリです。
トークボックス
ニーズが高まり、駅や公共施設などで設置数を増やしているのがトークボックスです。内部にはテーブル、イス、電源コンセントなどが設置されていて、パソコンさえあれば作業が出来る設備が整っています。
会議室不足に悩む企業の社員の方などが積極的に利用しています。一見圧迫感があり、窮屈そうに見えますが、実際に入って作業をしてみるともの凄く居心地のいい空間で、遮音性も考慮された作りになっているので、集中して作業できます。
ONthe UMEDA（Web会議、テレワークに最適なコワーキングスペース）
テレワークやWeb会議での、ノイズ・雑音といった音の問題について、原因と対策をご紹介しました。これからも「ワーク・ライフ・バランス」「働き方改革」の普及はどんどん進んでいきます。
大阪・梅田駅から徒歩5分、ホワイティうめだの一角にあるコワーキングスペース『ONthe UMEDA（オンザ ウメダ）』。
会社から在宅勤務を命じられたものの、「子供がいるから仕事できない」「家だと気が散って仕事に集中できない」そういった方々のテレワークの場としても大変好評をいただいております。
小会議室も完備しているので、少人数で個室でゆっくり打ち合わせすることも可能です。また、トークボックスも設備されていて「Web会議に参加するのに最適」と、会員にも大人気のスポットとなっています。
店舗情報
店名：ONthe UMEDA（オンザ ウメダ）
住所：大阪市北区曽根崎2-16-19 メッセージ梅田ビル 1階
アクセス：東梅田駅 1番出口 直結／梅田駅 徒歩5分
電話：06-4397-3135
営業時間：8:30～21:00（最終入館 20:30）
定休日：年末年始および年数回のメンテナンス日
HP：https://onthe.osaka/
