【社外】打ち合わせ場所の選び方と、知っておきたいマナー
営業の方やオフィスを持たないフリーランスの方はもちろん、そうでなくても一度はカフェなど社外で打ち合わせをした経験があるのではないでしょうか。 もし自分がセッティングする側になったら、どのような場所、どのようなお店を選びますか？
今回は、社外での打ち合わせにおける「場所選びのポイント」や「気を付けたいマナー」についてまとめました。 大事なお客様との打ち合わせで失敗しないように、しっかりとおさえておきましょう。
Contents
打ち合わせ場所について、よく聞く悩み
お客様との打ち合わせや商談といえば、会議室を使うイメージがあると思いますが、必ずしも会議室が使えるとは限りません。話をする相手によっても、選ぶポイントは変わってきます。
「景色の良さとか、話しやすさとか、話す場所を決めるところから営業は始まっている。」知人の生保営業マンはそう言っていました。なるほど、と感心して聞いていましたが、必ずしも自分が呼ばれる側だとは限りません。
まずは、打ち合わせをセッティングする際によく聞く悩みについてみていきましょう。
会社の立地が悪い
当然ですが、誰もが立地条件のいい会社に勤めているというわけではありません。自分の会社がアクセスの不便な場所にある場合、なかなか簡単に「打ち合わせは、弊社の会議室で～」とは言えません。
立地条件が悪いと、商談相手にとっても移動の負担になってしまいます。天候のことなども考慮すると、アクセスが不便な自分の会社に呼べず、打ち合わせ場所を探すのに苦労しているという悩みはよく聞きます。
出張先での打ち合わせ
営業の方は、営業先や出張先で打ち合わせを行う機会も多いと思います。 あらかじめ決まっていれば準備をする余裕もあると思います。しかし、土地勘のない出張先での打ち合わせ、急に発生した打ち合わせの場合などは、場所を探すのが大変です。
落ち着いて話が出来て、パソコンを使えて充電もできる。 市内の中心部だと、そういう場所も多くありますが、少し地方の方へ行くとなかなかありません。
会議室が少ない
最近よく聞くのが「会議室が足りない、確保できない」という悩みです。Web会議の普及や、1対1の会議の増加といった、昔とは違った会議室の使い方が会議室不足の要因となっています。
大掛かりな改築工事をして会議室を増やしたり、オフィスを移転したりといったことはそう簡単には出来ません。先方からの希望時間に会議室の空きがなく、商談出来ないとなれば大きな機会損失になってしまいます。
場所選びのポイント・マナー
オフィスの外で商談や打ち合わせを行う際、カフェや喫茶店など話が出来ればどこでもいいというわけではありません。 立地条件や、居心地の良さ、話しやすさなど店によって様々です。
また、あまり知られていないかもしれませんが、カフェでの商談にもビジネスマナーがあります。 フラットに話せる相手ならあまり神経質になる必要はありませんが、大事な取引先との商談となればそうはいきません。
失敗しないように、場所選びのポイントや最低限のマナーはおさえておきましょう。
店内のBGMや、周囲の騒音がうるさくないか
社外で打ち合わせを行う際、「静かすぎるよりも、多少雑音や、周りの人の話し声が聞こえるほうがリラックスして話せる。」そういう声はよく聞きます。 また、静かすぎると自分たちの話し声が周りによく響くので、情報漏洩のリスクが高まります。
しかし、周囲の話し声がうるさかったり、店内に流れるBGMの音が大きかったりすると打ち合わせの邪魔になってしまいます。 あらかじめ下見をして、落ち着いて打ち合わせ出来そうな場所の候補を何件か見つけておきましょう。
初めて行くカフェや喫茶店でも、座席数や席と席の間隔などを入店時にチェックして、打ち合わせを行うのに問題がないか判断しましょう。
セキュリティ面でのリスク
商談場所にカフェや喫茶店、ファミリーレストランなど選ぶ場合は注意が必要です。 このような不特定多数の人が出入りする場所は、話している内容を誰が聞いているか分かりません。
情報漏洩のリスクが高いということは意識しておく必要があります。 機密情報や、部外者に聞かれてはいけない内容を話す場合は、貸し会議室や、完全個室のブースがあるコワーキングスペースなどを選びましょう。
喫煙席か、禁煙席か
最近は全席禁煙のお店も増えてきましたが「禁煙席か、喫煙席か」どちらを選ぶのか。 これもすごく悩みますよね。
相手が喫煙者かどうか分からない場合は禁煙席を選びましょう。 確認出来るタイミングがあれば「おタバコは吸われますか？」と確認して、吸われる場合は禁煙席を確保しましょう。 もし自分が喫煙者で、商談相手が禁煙者の場合は、辛いかもしれませんが商談が終わるまで我慢しましょう。
会計はセッティングした側
「わざわざお時間作っていただいてありがとうございました。ここは私が払いますので。」カフェでの商談が終わり、 自分が呼び出された側の場合、こう言われたら皆さんならどうしますか。 素直にご馳走になる？割り勘にしてもらう？
基本的には商談をセッティングした側（呼び出した側）が支払います。 もし自分がセッティングした側であれば、注文するタイミングで「お飲み物、何になさいますか？」と聞いてあげましょう。 そうして支払う意思があるということを伝えておくと、会計もスムーズに行えると思います。
また、支払ってもらった側であれば「ありがとうございます。ご馳走様でした。」と、お礼を伝えることを忘れないようにしましょう。
立地の良さ
社外での打ち合わせ場所を選ぶ際、わざわざ立地条件の悪いカフェを選ぶ人はいませんよね。駅の近くのアクセス良好な場所の方が良いのは言うまでもありません。
ただ、駅から近いというだけでは立地が良いとは言えません。各駅停車しか停まらないようなマイナーな駅ではなく、どの路線でもアクセス良好なターミナル駅の近くで落ち着いて話し合いが出来そうな場所を選びましょう。
社外の打ち合わせ場所
会議室が確保できなかったり、出張先である場合は、社外で打ち合わせを行うことになります。カフェやコワーキングスペースなど、メリットやデメリットも場所によってさまざまです。
いくつかある選択肢の中で、打ち合わせ参加者の人数や、相手との関係などを考慮して相応しい場所を選びましょう。
カフェ・喫茶店・ラウンジ
社外の打ち合わせで、カフェや喫茶店、ラウンジを利用したことがある人は多いのではないでしょうか。メリットとしては、コーヒー代などの飲食代は必要ですが、場所代は無料というところです。それと適度に周りの話し声などの雑音が聞こえるので、緊張せずリラックスして話し合いが行えます。
しかし、誰が聞いているかも分からないので情報漏洩のリスクもありますし、場所によっては騒がしすぎて落ち着いて話し合いできない可能性もあります。
貸し会議室
貸し会議室の需要が非常に高くなっています。最近はバリエーションも増え、セミナーやワークショップ、商談、撮影など様々な利用用途にあったスペースを借りることが出来ます。
貸し会議室はターミナル駅の近くに多く立地しているので、利便性も高く、参加者の移動の負担も減るでしょう。カフェのように不特定多数の人間が出入りすることはないので、誰かに話を聞かれることもなく安心です。
ただし、使いたい時間に空いてるとは限りませんし、それなりのコストが発生するというのがデメリットと言えます。
コワーキングスペース
働き方改革、リモートワークの推進、またコロナ禍の影響もあってコワーキングスペースのニーズは非常に高まっています。カフェとは違い、仕事をする場所としてデザインされているので、丸一日快適に仕事ができる環境が整っています。
立地も良いところが多く、アクセス良好。会議室や予約なしで使える応接ブース、トークボックスなども完備されているところが多いので、打ち合わせの場所としても最適です。
ONthe UMEDA（大事なお客様との打ち合わせや、商談の場に）
今後、ますます働き方は多様化していきます。それに伴い、社外での打ち合わせの機会も増えていくでしょう。
大阪・梅田駅から徒歩5分、ホワイティうめだの一角にあるコワーキングスペース『ONthe UMEDA（オンザ ウメダ）』。
ドリンクバーがあるので、カフェのようにリラックスして作業ができます。また、会議スペースもあるので大事なお客様との打ち合わせや、商談の場としても最適。カフェと貸し会議室のいいとこどり。リモートワーク用のセカンドオフィスとして、また企業のサテライトオフィスとして、いろんな方のビジネスをサポートしています。また、異業種の方との情報交換や交流会に参加する機会が得られるのもコワーキングスペースならでは。
「情報が集まる場所」「人と人とのつながりを生む場所」として、ONthe UMEDAから新たなビジネスが誕生しています。
店舗情報
店名：ONthe UMEDA（オンザ ウメダ）
住所：大阪市北区曽根崎2-16-19 メッセージ梅田ビル 1階
アクセス：東梅田駅 1番出口 直結／梅田駅 徒歩5分
電話：06-4397-3135
営業時間：8:30～21:00（最終入館 20:30）
定休日：年末年始および年数回のメンテナンス日
HP：https://onthe.osaka/
