Web会議でよく起こりがちな問題、その②「場所がない」の原因と対策
「働き方改革」の推進により、時間や場所にとらわれない働き方が普及してきています。 働く場所や働き方が多様化することで、通勤時間の短縮や無駄な会議の削減など、様々なメリットが得られます。
しかしその一方で、会社以外で作業する場所がないという「テレワーク難民」「Web会議難民」といった問題も表面化されてきました。
そこで今回は、Web会議の「場所」に関する問題と、その対策をご紹介します。
Contents
「Web会議の3大悩み」
テレワークの普及促進により、Web会議を行う機会が一気に増えました。Web会議は、場所に制限されることなく、複数人数でリアルタイムで会話できるので非常に便利です。その反面、Web会議ならではの悩みもあります。
よく聞くのが「場所がない」「騒音」「セキュリティリスク」の3つの問題。これら3つの問題についてまとめてみましたので、同じような悩みを抱えてる方は参考にしてみて下さい。
場所がない（社内にも、自宅にも）
会社からの指示で在宅ワークになったものの、Web会議でゆっくり話が出来る場所がない、そういう声もよく聞きます。主な理由としては「小さい子どもがいる」「書斎や、個室がない」「Wi-Fi環境が整っていない」「自宅だと集中できない」など。
また、オフィスにおいても「会議室の空きがない」「他の従業員に聞かれたくない話なので、デスクで話せない」など、Web会議の場所で悩んでいる人はかなり多いです。
周りがうるさい
Web会議をしていると、子供の泣き声や窓の外のサイレンの音、またはインターホンの音などの生活音が相手のマイクから聞こえて来た、 そういう経験が一度はあるのではないでしょうか。
オフィスでも、隣のデスクの人の電話の声やミーティングの声が入ってしまったり、自分が思っている以上に周りの雑音は相手に聞こえてしまいます。
また、まわりの音を気にし過ぎているとWeb会議での大事な話を聞き逃してしまったり、仕事上のストレスが溜まる原因にもなります。
セキュリティリスク
テレワークで一番問題になるのが、セキュリティの問題です。特に、カフェや図書館など、不特定多数の人が出入りする場所はかなりリスクが高いです。トイレに行っている間にパソコンの画面を盗み見されたり、パソコンそのものを盗まれる可能性もあります。
また、フリーWi-Fiの使用も、暗号化キーが設定されていなかったり、古い暗号化が使用されていたりと、脆弱性の問題があるかもしれないので注意が必要です。こういった「不正アクセス」による被害は年々増加しています。
「どこがいい？Web会議に使う場所」
場所を選ばずに仕事出来るのが、リモートワークの一番のメリットです。しかし、Web会議をするとなると、何処でも良いという訳にはいきません。
最近は、社外でもWeb会議が出来る場所はどんどん増えていますが、それぞれにメリットやデメリットがあります。自分のワークスタイルに合った場所を選びましょう。
会社
新型コロナウイルス感染対策として、在宅ワークや時差出勤を推奨している企業も多いと思います。しかし、それでもまだまだ出勤して会社内で働いている人の方が多いでしょう。
やはり仕事は働き慣れたオフィスで仕事をするのが一番捗るでしょう。しかしWeb会議をするとなると色々と問題も出てきます。
静かで話やすい会議室は取り合いになるし、デスクでWeb会議を行うと、話し声が周りの人の作業の邪魔になってしまいます。
自宅
家で仕事をするなんて考えてもみなかったけど、会社からの在宅勤務の指示で自宅で仕事をしてみると「案外出来るもんだな」と思った人は多いと思います。通勤にかかる時間が節約でき、満員電車のストレスもなくなります。
しかし「小さな子供がいて、落ち着いて作業できる場所がない」「自宅だと、誘惑も多くなかなか集中できない」といった声もよく聞こえてきます。また企業側としても、社員の勤怠管理が難しくなるといったデメリットがあります。
カフェ
リモートワークの際、カフェを利用する方も多いと思います。自宅よりも周りにある程度の人がいて、程よい雑音が聞こえるカフェの方が集中できる。そういう声もよく聞きます。
ただし、セキュリティのリスクが高いということは意識しておく必要があります。顧客情報を流出させたというニュースもよくみかけます。
カフェでの無料Wi-Fiは便利ですが、セキュリティの保護が確立されていない場合があり、悪意あるハッカーの標的にされる恐れがあります。PCの盗難も多いので気を付けましょう。
貸し会議室
最近は、社外にも貸し会議室を借りて、Web会議やオンラインでの商談、ミーティングに利用しているという企業も多いと思います。貸し会議室は、カフェのように不特定多数の人間が出入りすることがないので、周りの人の話し声や、騒音、雑音はありません。
しかし、借りたいときに必ず空きがあるというわけではありません。また、予約の手間やオフィスから移動する手間も発生しますし、頻繁に利用するとコストが割高になってしまいます。
それなら初めから大きなオフィスへ引っ越した方が良かった、ということにならないように必ずコストのシュミレーションをしておきましょう。
カラオケボックス
新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、テレワークが推奨されるようになりました。その影響で、カフェやホテルなどテレワーク向けの新しいサービスを提供する商業施設が増えています。カラオケボックスもその一つです。
今は多くのカラオケチェーン店がリモートワーク向けのサービスを提供しています。もともと密室のため、カフェのように声を出すのに気をつかう必要はありません。第三者の出入りもないので静かに落ち着いて作業が出来ます。また、料金も比較的リーズナブルです。
デメリットしては、カフェ同様、Wi-Fiのセキュリティのリスクがあること。そして密室なので暗く、閉鎖的な部屋に抵抗がある人もいるかもしれません。
コワーキングスペース
社員のセカンドオフィスの場として、需要が高まっているのがコワーキングスペースです。また、サテライトオフィスとして利用する企業も増えてきています。
Wi-Fi環境はもちろん、プリンタやプロジェクター、会議室もあり、長時間仕事をする場所としては、カフェやカラオケボックスと比べても、格段に上でしょう。また、場所によっては、トークボックスも設置されているので、Web会議にも最適です。
コワーキングスペースは立地がいいところが多いので、主要都市の中心の駅からはアクセスも良好です。
シェアブース
駅の構内などで、電話ボックスのようなブースを見たことがありますか？
首都圏の駅を中心に徐々に増えてきているのが、シェアブースです。中にはデスクとイス、空調、モニター、Wi-Fi、電源とWeb会議やパソコンで作業できる環境が整っています。防音対策もされているので、騒がしい駅の構内であっても快適に作業出来ます。
しかし残念ながら、首都圏以外ではまだまだ設置数が少ないのが現状です。
社内でできる対策
なんとかしてWeb会議のスペース不足を解消したい。しかし多くの企業は、大掛かりな工事をして会議室を増設したり、オフィスを移転したりといったことはそう簡単には出来ないでしょう。
なるべくコストを抑えたいという企業が多いと思います。 まずは比較的コストがかからない、社内でもできる対策法を紹介します。
会議室の利用ルールを作る
Web会議を行う際、自分のデスクではなかなか大きな声では話せません。個人情報に関わる内容であればなおさらです。 そのため、密室である会議室の利用頻度が高まり、会議室不足といった問題が起きています。
そこで、会議室の予約システムを導入したり、ルールをちゃんと定めて、無駄なく会議室を利用出来るようにしましょう。 まず最初にやるべきことは今ある会議室を効率的に使うことです。
パーテーションを設置する
Web会議の場所作りで、比較的容易なのがパーテーションの設置です。デスクの上に設置できる机上パーテーションから、簡易の一人用Web会議ブースを作れるような高さのあるものまで、色々な種類のものがあります。
素材の種類も大きくは、アルミとスチールの2つに別れ、一般的にはスチールパーティションの方が防音性が高いと言われています。ただ仕切れば良いというわけではなく、防音性、遮音性、重さなど様々ですので、用途に合ったものを選びましょう。
トークボックスを設置する
会議室が足りなくても、そう簡単に会議室は増やせません。そこで、大掛かりな内装工事なしでオフィスに設置できるのがトークボックスです。
1人用～4人用くらいまでの大きさのものがあり、1 on 1での面談から、少人数での打ち合わせやWeb会議の場として使えます。また、ちょっと電話をかけたいという時にも、こういうスペースがあると非常に便利です。
トークボックスを使うことで、少人数で大きな会議室を使うという無駄も解消できます。
社外のスペースを使うときのポイント
社内でのWeb会議スペースの確保が難しい場合は、カフェやカラオケボックス、貸し会議室、コワーキングスペースなどの社外の施設の利用を検討しましょう。
働き方改革の推進や、新型コロナウイルスの影響により、リモートワークやWeb会議の場として利用できる施設が一気に増えました。提供しているサービスは様々で、それぞれにメリットやデメリットがあります。
社外のスペースを利用する際、どこに注意して選べばいいか、注意すべきポイントをみてみましょう。
セキュリティに配慮して選ぶ
やはり一番気を付けないといけないのが、セキュリティ面のリスクです。
Wi-Fi接続時は、安全性が担保されていない回線を使わないこと。PCの紛失・盗難の対策をしていること。PCにセキュリティ対策ソフトをインストールしていること。などなど、社外で作業する際は、さまざまな情報漏洩のリスクについて常に注意を払いましょう。
会社員の場合、情報セキュリティ担当者がセキュリティポリシーを制定していると思いますので、必ず確認して把握しておきましょう。 また万が一、機密情報の漏洩や会社のパソコンの盗難など、事故を起こしてしまった時の対処方法もしっかりと確認しておいて下さい。
ブース付きのスペースを使う
社外でテレワークやWeb会議を行う際、完全個室のブースの有無が大きなポイントになります。鍵付きのブースであれば、情報セキュリティの観点でも安心です。また、もう一つの大きな問題である騒音も防げるので、Web会議でも周囲を気にせず打ち合わせが出来ます。
コワーキングスペースやシェアオフィスを使う時は、どういった設備が完備されているか確認し、なるべく個別ブースのあるところを選びましょう。
ONthe UMEDA（Web会議、テレワークに最適なコワーキングスペース）
今回はテレワーク、Web会議でよく聞く「場所がない」という悩みについて、問題となっている現状と解決策をご紹介しました。また、場所があっても「なかなか自宅では集中できない」という声もよく聞きます。 職場、自宅とは別のもう一つの心地の良い第三の場所を見つければ、きっとワーク・ライフ・バランス（仕事と生活の調和）の向上につながるでしょう。
大阪・梅田駅から徒歩5分、ホワイティうめだの一角にあるコワーキングスペース『ONthe UMEDA（オンザ ウメダ）』。
少人数対応の会議室もあり、全席電源完備、ドリンク無料。
ONthe UMEDAは、社員や企業の”セカンドオフィス”の場として、時間や場所にしばられず「もっと自由に働きたい」という方を応援しています。
店舗情報
店名：ONthe UMEDA（オンザ ウメダ）
住所：大阪市北区曽根崎2-16-19 メッセージ梅田ビル 1階
アクセス：東梅田駅 1番出口 直結／梅田駅 徒歩5分
電話：06-4397-3135
営業時間：8:30～21:00（最終入館 20:30）
定休日：年末年始および年数回のメンテナンス日
HP：https://onthe.osaka/
